Kişisel Verilerinizin Korunmasına İlişkin Aydınlatma Metni

1. Veri Sorumlusunun Kimliği

KVKK kapsamında veri sorumlusu; Zümre Soft Yazılım Hizmetleri Limited Şirketi olup merkezi Ankara, Türkiye'de bulunan bir yazılım şirketidir. Şirketimiz, üretim yönetimi, kalite kontrol, personel takibi ve iş süreçleri otomasyonu alanında kurumsal müşterilere bulut tabanlı ERP yazılımı sunmaktadır.

Veri sorumlusuna ilişkin iletişim bilgileri aşağıdaki gibidir:

• Ticaret Unvanı: Zümre Soft Yazılım Hizmetleri Limited Şirketi
• Adres: Teknopark, İvedik OSB, 2224. Cd. No:116/1, 06378 Yenimahalle/Ankara
• E-posta: [email protected]
• Web Sitesi: ebeo.com.tr

2. İşlenen Kişisel Veri Kategorileri

Şirketimiz, faaliyet alanı ve sunduğu hizmetlerin niteliğine bağlı olarak aşağıdaki kişisel veri kategorilerini işleyebilmektedir. Her kategorideki veri, yalnızca ilgili hizmetin sağlanması için zorunlu olan ölçüde ve orantılı biçimde elde edilir.

2.1 Kimlik Verileri

Ad, soyad, kullanıcı adı, unvan ve yetkili sıfatı gibi kişiyi tanımlamaya yarayan bilgiler.

2.2 İletişim Verileri

E-posta adresi, telefon numarası, şehir ve ülke bilgisi. Bu veriler; demo talepleri, destek başvuruları, bülten aboneliği ve iletişim formu aracılığıyla doğrudan kullanıcıdan temin edilir.

2.3 Müşteri ve Firma Verileri

Platform müşterilerine ait firma adı, sektör, çalışan sayısı, faaliyet türü ve hizmet kapsamı bilgileri. Bu veriler, abonelik sözleşmesinin kurulması ve platformun yapılandırılması süreçlerinde işlenir.

2.4 Hesap ve Erişim Verileri

Platform kullanıcılarına ait giriş kimlik bilgileri (e-posta ve şifrelenmiş parola), oturum bilgileri, rol tanımları ve yetki düzeyleri. Parolalar hiçbir koşulda düz metin olarak saklanmaz; güçlü şifreleme algoritmalarıyla korunur.

2.5 İşlem ve Kullanım Verileri

Platform üzerinde gerçekleştirilen işlemlere ilişkin kayıtlar; iş emri hareketleri, üretim verileri, kalite kontrol sonuçları, personel giriş-çıkış kayıtları ve benzeri operasyonel veriler. Bu veriler yalnızca müşteri firmanın kendi iç süreçlerine ait olup Şirketimiz tarafından üçüncü taraflarla paylaşılmaz.

2.6 Teknik ve Sistem Verileri

IP adresi, tarayıcı türü ve sürümü, işletim sistemi bilgisi, sayfa erişim günlükleri ve çerez kimlikleri. Bu veriler platform güvenliğinin sağlanması, hata tespiti ve yetkisiz erişimin önlenmesi amacıyla otomatik olarak sistem tarafından kaydedilir.

2.7 Talep ve İletişim İçeriği Verileri

Destek talepleri, geri bildirim formları veya e-posta yoluyla iletilen mesaj içerikleri ve ekler. Bu veriler yalnızca ilgili talebin çözüme kavuşturulması amacıyla işlenir.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları

Topladığımız kişisel veriler, aşağıda belirtilen amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı kalarak işlenmektedir:

• Hizmet sözleşmesinin kurulması, ifası ve sona erdirilmesi süreçlerinin yönetilmesi
• Platform erişim yetkilendirmesi, kullanıcı hesabı oluşturulması ve kimlik doğrulaması
• Demo, teklif, fiyatlandırma ve satış süreçlerinin yürütülmesi
• Teknik destek, arıza bildirimi ve bakım hizmetlerinin sağlanması
• Müşteri memnuniyetinin ölçülmesi, ürün kalitesinin geliştirilmesi
• Platform güncellemeleri, yeni özellikler ve bakım çalışmaları hakkında bilgilendirme yapılması
• Abonelik yenileme, fatura ve ödeme hatırlatmalarının iletilmesi
• Hukuki uyuşmazlıklarda delil ve kayıt oluşturulması
• Bilgi güvenliği, sistem bütünlüğü ve yetkisiz erişimin önlenmesi
• Yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve yetkili kurum/kuruluşlara bilgi verilmesi
• İstatistiksel analiz ve anonim raporlama (kişisel veri içermeyen biçimde)

4. Kişisel Veri İşlemenin Hukuki Dayanakları

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 5. maddesi kapsamındaki aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenmektedir. Her işleme faaliyeti, birden fazla hukuki sebebe dayanabilir; ancak her hâlde en az bir hukuki dayanağın varlığı aranmaktadır.

• Sözleşmenin kurulması veya ifası (m.5/2-c): Platform abonelik sözleşmesinin hazırlanması, kurulması ve sürdürülmesi kapsamında zorunlu olan kişisel veriler bu hukuki sebebe dayalı işlenir.
• Hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi (m.5/2-ç): Vergi mevzuatı, ticaret hukuku ve ilgili düzenleyici kurallar çerçevesinde zorunlu tutulan veri işleme faaliyetleri bu kapsamda değerlendirilir.
• Meşru menfaat (m.5/2-f): Platform güvenliği, hizmet kalitesinin korunması, dolandırıcılık önleme ve teknik altyapı yönetimi gibi temel operasyonel faaliyetler bu hukuki sebebe dayanır; bu menfaat her zaman ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermeyecek biçimde dengelenir.
• Açık rıza (m.5/1): Pazarlama iletişimi, bülten aboneliği ve isteğe bağlı analitik veriler gibi faaliyetler yalnızca tarafınızdan açık rıza alınması durumunda yürütülür. Rızanızı her zaman geri çekme hakkınız mevcuttur.

5. Kişisel Verilerin Aktarımı

Kişisel verileriniz, KVKK'nın 8. ve 9. maddeleri çerçevesinde ve yalnızca zorunluluk halinde aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir. Ticari amaçlarla hiçbir şekilde üçüncü taraf reklam veya veri aracı şirketlere satılmaz.

• Altyapı ve bulut hizmet sağlayıcıları: Platformun çalışması için sunucu, veritabanı ve güvenlik altyapısı temin eden yurt içi ve yurt dışı hizmet sağlayıcılarına, yalnızca hizmetin gerektirdiği veriler ve veri işleme sözleşmesi (DPA) çerçevesinde aktarılır.
• İş ortakları ve entegrasyon sağlayıcıları: E-fatura, e-posta gönderim servisi veya ödeme altyapısı gibi entegre sistemlerin sağlayıcılarına, yalnızca söz konusu entegrasyonun çalışması için gerekli minimum veri aktarılır.
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları: Mahkemeler, icra daireleri, Kişisel Verileri Koruma Kurumu veya ilgili mevzuat çerçevesinde bilgi talep eden diğer kamu otoriteleri ile yasal zorunluluk kapsamında paylaşım yapılır.
• Denetim ve hukuki danışmanlar: Şirket denetimi, hukuki danışmanlık veya uyuşmazlık çözümü süreçlerinde gizlilik taahhüdü altında sınırlı veri paylaşımı yapılabilir.

Yurt dışına veri aktarımı gerektiren durumlarda, KVKK'nın 9. maddesi ve Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirleyeceği güvenceler çerçevesinde gerekli yasal mekanizmalar sağlanır.

6. Kişisel Verilerin Saklama Süreleri

Kişisel verileriniz, işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır ve bu sürenin sona ermesiyle birlikte ya silinir, ya anonim hale getirilir ya da yok edilir. Saklama sürelerini belirlerken ilgili mevzuat, sözleşme süresi, zamanaşımı süreleri ve olası hukuki uyuşmazlıklar gözetilir.

• Aktif müşteri verileri: Abonelik sözleşmesinin devam ettiği süre boyunca ve sözleşmenin sona ermesinin ardından ilgili yasal yükümlülükler ve zamanaşımı süreleri gözetilerek azami 10 yıl süreyle saklanır.
• İletişim formu ve talep verileri: Talebin yanıtlanmasının ardından azami 3 yıl boyunca muhafaza edilir.
• Teknik günlük (log) verileri: Güvenlik ve sistem bütünlüğünün sağlanması amacıyla azami 2 yıl saklanır.
• Bülten ve pazarlama tercihleri: Açık rızanın geri alındığı tarihe kadar; rıza geri alınmamış olsa dahi en fazla 3 yıl süreyle saklanır.

Saklama sürelerinin tamamlanmasının ardından verileriniz, Kişisel Veri Saklama ve İmha Politikamız çerçevesinde güvenli biçimde imha edilir.

7. Veri Güvenliği

Kişisel verilerinizin güvenliğini sağlamak için teknik ve idari nitelikte çok katmanlı önlemler uygulamaktayız:

• Tüm veri iletimi TLS/SSL protokolü ile şifrelenmektedir.
• Veritabanında saklanan hassas veriler kriptografik yöntemlerle korunmaktadır.
• Platform erişimi rol tabanlı yetkilendirme (RBAC) ile sınırlandırılmıştır; her kullanıcı yalnızca görev kapsamındaki verilere erişebilir.
• Sistem erişim günlükleri düzenli aralıklarla izlenmekte ve anormallikler tespit edildiğinde otomatik uyarı mekanizmaları devreye girmektedir.
• Veri güvenliği açısından kritik yazılım bileşenleri periyodik güvenlik testlerine tabi tutulmaktadır.
• Çalışanlarımız, kişisel verilerin korunması konusunda düzenli farkındalık eğitimi almaktadır.
• Olası bir veri ihlali durumunda, KVKK'nın 12. maddesi gereği gerekli bildirim yükümlülükleri yerine getirilecektir.

8. İlgili Kişinin Hakları (KVKK Madde 11)

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca kişisel verilerinize ilişkin aşağıdaki haklara sahipsiniz. Bu hakları herhangi bir ücret ödemeksizin kullanabilirsiniz; talebiniz en geç 30 gün içinde yanıtlanacaktır.

• Bilgi edinme hakkı: Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini, işleniyorsa hangi verilerin hangi amaçla işlendiğini öğrenme hakkına sahipsiniz.
• Bilgi talep etme hakkı: Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme hakkınız bulunmaktadır.
• Yurt içi/yurt dışı aktarım bilgisi: Kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişileri ve aktarım koşullarını öğrenme hakkına sahipsiniz.
• Düzeltme hakkı: Eksik veya hatalı işlenen kişisel verilerinizin düzeltilmesini talep etme hakkınız mevcuttur. Bu düzeltmenin üçüncü kişilere bildirilmesini de talep edebilirsiniz.
• Silme / unutulma hakkı: Kişisel verilerinizin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde silinmesini veya yok edilmesini talep etme hakkına sahipsiniz.
• İşlemeye itiraz hakkı: Özellikle meşru menfaat hukuki sebebine dayalı işlemlere itiraz edebilirsiniz. Pazarlama amaçlı işlemlere itiraz halinde verileriniz bu amaçla bir daha işlenmez.
• Zararın giderilmesini talep etme hakkı: Kanuna aykırı veri işlenmesi nedeniyle zarara uğramanız hâlinde bu zararın giderilmesini isteme hakkınız bulunmaktadır.
• Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyet hakkı: Haklarınızın ihlal edildiğini düşünmeniz durumunda Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK)'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.

9. Başvuru Yöntemi ve Kimlik Doğrulama

Yukarıda sayılan haklarınızı kullanmak için aşağıdaki kanallardan bize ulaşabilirsiniz. Başvurularınızda kimliğinizin doğrulanması amacıyla bazı ek bilgiler talep edilebilir; bu uygulama yalnızca verilerinizi yetkisiz kişilere açmamak için gereklidir.

• E-posta: [email protected] adresine "KVKK Başvurusu" konusuyla e-posta göndererek
• Web formu: Sitemizin iletişim formu aracılığıyla konu satırında "KVKK" belirterek

Başvurunuzda adınız, soyadınız, e-posta adresiniz ve talebinizin açık bir açıklamasının yer alması, sürecin hızlı ilerlemesi açısından önem taşımaktadır. Yanıtlar kural olarak başvuruyu aldığımız tarihten itibaren en geç 30 gün içinde yazılı veya elektronik ortamda iletilir.

10. Politika Güncellemeleri

Bu aydınlatma metnini yasal düzenlemelerdeki değişiklikler, platform geliştirmeleri veya veri işleme pratiklerindeki güncellemeler doğrultusunda revize etme hakkımız saklıdır. Önemli değişiklikler platform üzerinden veya kayıtlı e-posta adresinize bildirim yoluyla duyurulacaktır. Metnin güncel sürümü her zaman ebeo.com.tr/kvkk adresinde erişime açık tutulmaktadır.